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Cualidades de un trabajador que más valoran las empresas

Son la eficiencia, efectividad y productividad pero, a veces, no se desarrollan como deben ser

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Vivimos en un mundo globalizado, en la era del conocimiento, de cambios continuos y donde queremos ser más productivos.
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Son cualidades que, tanto a nivel empresarial como personal, deberían estar siempre presentes en el trabajo como en el diario vivir. Pero, muchas veces, efectividad y eficiencia se confunden como sinónimos y no se llega a la productividad que se busca.

De hecho, puedes ser efectivo en un trabajo encomendado y no necesariamente hacerlo eficientemente. Por eso, el primer reto es entender esa diferencia, puntualiza Enid Vargas, presidenta de Project Management Partners y certificada en gerencia de proyectos.

“Vivimos en un mundo globalizado, en la era del conocimiento, de cambios continuos y donde queremos ser más productivos. Pero ya no tenemos los recursos infinitos que había antes en las organizaciones, así que es fundamental diferenciar lo que es efectividad y eficiencia”, enfatiza la ejecutiva, quien ofrece capacitación sobre este tema para todo tipo de grupo u organizaciones.

Por ejemplo, señala que una persona puede ser muy efectiva, dedicada todos los días a hacer muchas cosas en su trabajo, pero no logra el resultado deseado. O, si llega a lograrlo, utiliza muchos recursos (como personas, gasto de dinero y de tiempo extra que hay que pagar).

“Eso hoy nos crea otros retos. Así que mi enfoque debe ser tratar de lograr el resultado que se quiere —que es efectividad— con el mínimo de recursos, que es eficiencia”, explica Vargas, mientras propone esa fórmula para demostrar su premisa.

“Ponemos en la parte de arriba de la ecuación la efectividad y en la parte de abajo, eficiencia. Si arriba pongo que logré diez resultados en diez horas, quiere decir que mi índice de efectividad es uno. Pero lo que quiero lograr es que los diez resultados se hagan en una hora para que mi índice de productividad sea más alto y eficiente”, argumenta la ejecutiva, mientras recuerda que usar los recursos mínimos es hoy más que necesario porque no hay muchos y, si utilizas demasiados, se incurre en tiempo extra, se afectan los presupuestos y los esquemas financieros de las organizaciones.

“Es un tema que se debe tener en cuenta y que, tanto las organizaciones como los individuos, debemos entender. En muchas ocasiones queremos resultados diferentes, pero nos cuesta programar nuevas estrategias y utilizar nuevas técnicas”, analiza Vargas, quien a continuación propone algunas de las técnicas que enseña en sus talleres para ser más efectivos, eficientes y productivos:

30 segundos de pensar

Es un tiempo que debes tomarte todos los días al iniciar tus labores para hacerte las preguntas necesarias (por qué, cómo y para cuándo, entre otras). “Si mi jefe me pide un informe y me dice que lo quiere para el lunes, pero no hago las preguntas correctas, es posible que cuando lo entregue no sea lo que él quería. Por eso es que necesito esos segundos de pensar en las preguntas medulares para fijar cuánto dinero y recursos se van a consumir. Es tener el enfoque de hacer las cosas bien desde la primera vez”, recomienda Vargas.

Técnica de priorización MoSCoW

“Hoy día uno pregunta cuál es la prioridad y muchos dicen que todo es importante. Pero esa es la base de la gerencia en crisis; no hay tal cosa como que todo es prioridad”, advierte Vargas, quien dice que esta técnica nos puede ayudar a organizarnos. MoSCoW es un acrónimo, cuyas siglas en inglés significan: Must have, Should have, Could have, Would like but won’t get. “Lo que buscamos con esta técnica es un enfoque más preventivo, en vez de reactivo. Es un mecanismo para empezar el día organizado”.

Reuniones diarias

Son importantes, pero Vargas enfatiza en que deben ser de 15 minutos y se deben hacer de pie. “Lo que se busca, mayormente, es empezar el día evaluando qué hicimos ayer, qué vamos a hacer hoy y si hay algún obstáculo. Es contestar esas preguntas y trabajar en equipo, es saber cuál es la finalidad del día y que, al terminar, se puedan medir esos resultados”.

Técnica KPI

(Key Performance Indicator): es conocido también como indicador clave o medidor de desempeño. Según Vargas, es una medida del nivel del rendimiento de un proceso. “Se utilizan en inteligencia empresarial para reflejar el estado actual de un negocio y definir una línea de acción futura”. Se hace para establecer unos parámetros que midan progresos. “Culturalmente, las personas que trabajan en un proyecto o asignación, dicen que todo está bien, que 'estamos trabajando con eso' . Pero eso es muy ambiguo y muchas veces se da algo por hecho cuando ni siquiera se ha empezado. Eso impacta nuestra credibilidad y hay consecuencias que pueden ser serias”, advierte.

“Hoy día trabajamos en equipo y si no establezco estas y otras técnicas de trabajo pueden haber niveles altos de conflicto, frustraciones. De lo que se trata es de estar todos en la misma página, que tengamos equipos motivados, que se vea que los trabajos o proyectos se terminan y que hay resultados”, enfatiza Vargas.

Técnica MoSCoW

Breve descripción de las siglas en inglés y lo que se persigue cuando se implementan:

Must (debo tener o 'Must have'): Son los requisitos fundamentales y obligatorios para satisfacer las necesidades del negocio. Si estos no se cumplen, se verá comprometido el éxito del servicio.

Should (debería tener o 'Should have'): Requisitos que deberían ser cumplidos en la medida de lo posible, aunque el éxito del proyecto o servicio no dependerá directamente de su cumplimiento ya que pueden ser satisfechos mediante soluciones temporales o, si fuera necesario, podrían ser prescindibles si se justifica.

Could (podría tener o 'Could have"): Requisitos adicionales que se implementarán en el caso de disponer de tiempo y presupuesto. Pueden mejorar el rendimiento del servicio, pero podrían ser eliminados.

Won’t (no tendrá en esta ocasión o 'Would not have'): Requisitos que se han decidido no implementar de momento, pero que serán tomados en cuenta en el futuro con el objetivo de mejorar el servicio o producto.

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